Marco började sin bana som utvecklare på nittiotalet för att omkring 1998 komma i kontakt med BI och data mining, alltså att hitta vägar att plocka ut intressant information ur mycket stora databaser. Något år senare blev han första gången anlitad som lärare och strax därefter som konferenstalare. Hela tiden har Marco arbetat som frilansande konsult och expert. Han tycker nu att han fått mycket erfarenhet efter att ha, som han uttrycker det, gjort sina misstag och lärt sig av dem. De som anlitar honom som expert gjorde det från början när ett projekt gått på tok. Idag är det vanligare att de som står inför stora BI-projekt ringer innan de börjar.
Lyssna på användarna så att rätt information presenteras
– Ett stort problem är att jag och mina kollegor i branschen så sällan träffar användarna. Numera försöker jag få till möten med användare på ett tidigt stadium. Anledningen är att det ofta ger så mycket till den information man får ur systemen. Ibland kan det vara så att vi försöker lösa problem som inte behöver lösas. Ibland kan det också vara så att vi försöker få fram alltför exakta siffror när användaren bara behöver ha tillgång till en ungefärlig siffra, exempelvis när vi tittar på framtidsprognoser. Att bli för exakt där är att lägga fokus på fel område eftersom så mycket annat spelar in i prognoser. Samtidigt är det naturligtvis viktigt att det blir exakt när det gäller löner och sådana saker, säger Marco Russo.
Marco Russo framhåller särskilt hur viktigt det är att kunna tala med CIO, CFO, CEO och andra chefer men som sagt också slutanvändaren. För att ett projekt ska bli extra bra är det viktigt med ett element av utmaning. Då blir det spännande att följa och se och fundera på hur det ska kunna lösas. BI är lite speciellt eftersom det där går att se flera sidor av problemen.
Står vi inför en BI-revolution där alla kan ta fram beslutsunderlag med förhållandevis enkla verktyg?
– Vi är inte där ännu. Åren 2003-04 var det mycket tal om detta men idag känns det mera fjärran. Högste chefen i de flesta organisationer är fortfarande beroende av att andra tar fram underlagen för besluten. En situation där olika beslutsfattare sitter med så kallade dashboards med vilket avses skärmbilder som visar hur företaget går, på en enda bild fylld av diagram och färger som en instrumentbräda har vi inte nått fram till ännu. Användaren i andra änden av hierarkin har inte heller fått det så mycket enklare att ta till sig informationen.
– Men vi har lärt oss göra mycket bättre analyser av underlagen och att göra vettigare jämförelser med andra organisationers siffror. Utmaningen idag består i att designa informationen så att den blir lättare att ta till sig. Där är det fortfarande en bra bit kvar. Ofta är det också viktigare att begränsa informationen till få men viktiga parametrar än att presentera allt så att det blir så mastigt att det inte går att ta till sig.
Vilka är de hetaste frågorna inom BI idag?
– Eftersom jag arbetar mest inom Microsofts värld så är det den jag kan referera till. Där ser vi att Microsoft investerar kraftigt i BI så det finns anledning att förvänta sig mycket. När vi får ett Excel som blir ännu vassare på att hantera underlagen de får från databaserna så finns det stora möjligheter. BI är aldrig starkare än den svagaste länken i kedjan. På lång sikt kommer det att bli väldigt intressant. Men även här gäller det att slutprodukten blir lätt att ta till sig. Det krävs alltså mer av designers som hjälper till att presentera informationen. Det är lite som med de första hemsidorna som tagits fram av utvecklare och såg förfärliga ut. När dessutom mycket information i framtiden ska presenteras i smartphones eller iPads så blir kraven på design ännu mycket viktigare.
Tre ingredienser i ett lyckat BI-projekt
Sammanfattningsvis säger Marco Russo framhålla följande tre ingredienser i ett lyckats BI-projekt. Det behövs:
- Folk som förstår datan och hur den kan utvinnas och analyseras.
- Folk som avgör vilken information som är viktig och vilken som är mindre viktig.
- Folk som kan presentera information på ett tydligt, snabbt och intuitivt sätt.
– Jag har fortfarande inte träffat någon som klarat punkt tre, avslutar Marco Russo.