IT-avdelningen på kärnkraftverket Forsmark är imponerande. IT-chefen heter sedan några år Malin Lundberg. Hon kom dit 2006 från ett arbete på Ericsson. I maj 2010 initierade Malin en probleminventering på IT-avdelningen. Alla problemen i verksamheten skulle upp på bordet för att diskuteras, bedömas och åtgärdas. En efterföljande analys visade att omkring 70 procent av problemen var relaterade till arbetsprocesser. Det kunde vara drifts- och kapacitetsfrågor, utvecklings- och testarbete samt frågor om vad som behövde avvecklas.
För att gå metodiskt tillväga valde Forsmarks IT-avdelning ITIL. Det står för IT-Infrastructure Library, en metod för att dokumentera och beskriva etablerad praxis för IT-avdelningar. ITIL skulle stå för det ramverk man behövde under processen.
– ITIL går att anpassa till olika verksamheter men en viktig poäng var att vi bara skulle göra mindre anpassningar och försöka göra det så standardiserat som möjligt. Detta för att inte hamna i en massa specialanpassningar och då inte kunna dra nytta av de lärdomar eller den best practice som metoden arbetat fram på andra håll, säger Malin Lundberg.
Det var fyra processer för att hantera problem i IT-driften som Forsmark skulle få igång, alla fyra relaterade till och beroende av varandra:
- Incident Management . Hanterar problem som inte inträffat förut.
- Problem Management. Man definierar vad problemet består i.
- Change Management.
- Release and Deployment Management. Lösningen och hur den implementeras.
– En del medarbetare menade att detta bara var sunt förnuft paketerat med fina termer. Men just därför är det bra att ha en metod för sunt förnuft att hålla i handen. Vetskapen om att många andra bidragit till att skapa denna ordning är tilltalande. Trots allt är det ju så lätt att bli introvert eller hemmablind när man arbetar med sådana här frågor, fortsätter Malin.
För att komma igång med arbetet gick alla på IT-avdelningen igenom en tre dagars kurs om ITIL som Addskills organiserade på plats i Forsmark. Åtta personer gick dessutom igenom ytterligare tre fördjupande kurser om ITIL.
– Det var viktigt att vi alla genomgått samma kurser för det gav oss samma tankesätt och ett gemensamt språk när vi skulle ta oss an problemen. Vi hade visserligen kunnat göra detta själv men nu blev det så flexibelt med utbildning på plats och utan att vi behövde ägna oss åt att organisera utbildningen. Faktum är att det blev något av tentaångest inför de avslutande certifieringarna.
Den första mars i år skedde utrullningen och Forsmark gick över till nya processer.
– Alla problem löstes inte från dag ett. Det hade vi inte heller förväntat oss. Men allting började bli bättre. Vi har påbörjat en resa där vi nu har metoder och verktyg för att lösa problemen.
– För att se hur vi lyckats gjorde vi ett stort test med påhittade fel för att se hur ITIL skulle hjälpa oss genom detta. Det var mycket lärorikt. Mycket gick bra men vi hittade också en del missade återkopplingar till personer i organisationen, avslutar Malin Lundberg innan hon kastar sig in i ytterligare ett möte.