På de fem översta våningarna i det femte höghuset vid Hötorget i Stockholm finns Advokatfirman Lindahl. Det är en av Sveriges ledande affärsjuridiska advokatfirmor och har funnits sedan 1918. Firman, som har närmare 200 anställda på sex kontor i landet, arbetar med affärsjuridik både inom Sverige och internationellt.
– Många av de dokument vi producerar görs med utgångspunkt från mallar på svenska eller engelska. Det skapar enhetlighet, ger dokumenten bättre överskådlighet samt gör dem tydliga och enkla att läsa, säger Annika Bayard som är kontorschef i Stockholm.
I december 2003 valde företaget att gå över till Office XP för hela stockholmskontoret. Det medförde att samtliga mallar måste ses över och göras om. Ett par personer arbetade med att förändra dem till exempel hur en sidfot ska utformas, hur sidnumreringen ska göras och inställning av marginaler. Samtidigt med övergången togs en ny logotyp fram som skulle finnas med i samtliga mallar.
- Men det räcker inte med att mallarna görs om, menar Annika Bayard. Alla på kontoret arbetar med Word och ska kunna hantera mallarna på ett effektivt sätt. Det var nödvändigt att bygga på befintliga kunskaper i mallhantering för långa dokument och kombinera detta med en genomgång av nyheterna i Office XP.
– Ett problem som vi stötte på var att vi hade rätt olika kunskapsnivåer i dokumenthantering och ibland tog det onödigt med tid att skapa ett dokument. Det hände även att man var tvungen att fråga en kollega till råds. Allt det gjorde att vi inte var så effektiva i dokumenthantering som vi borde vara. Det stod klart att vi behövde utbildning och vi började med att ta reda vilka förkunskaper som var och en hade.
Tillsammans med Addskills genomfördes en kunskapsinventering hos samtliga anställda i Stockholm. Den utgjorde grunden för vilken utbildningsgrupp varje person skulle hamna i. Utöver mallhanteringen i Word gick några från ekonomiavdelningen samt ett par jurister kurs i Excel, även den kursen genomfördes efter kunskapsinventering.
Under april och maj genomfördes utbildningen, nära nog samtliga hade möjlighet att genomföra den. De som inte kunde vara med får utbildningstillfälle under hösten istället.
– Kunskapsinventeringen med enkäten till oss alla fungerade utmärkt. Tack vare den fick vi utbildning på rätt nivå för alla grupper. Vårt mål var att efter utbildningen skulle alla ligga på en högre kunskapsnivå. Det har vi uppnått, alla har idag goda kunskaper i dokumenthantering. Vi hanterar dokumenten snabbare och mer kostnadseffektivt.
– Med kunskapsinventeringens hjälp sparade vi både utbildningskostnader och arbetstid genom att utbilda var och en på rätt moment.